Herramienta para control de proyectos en equipos de trabajo
Lantalau
Este es el sistema que utilizamos actualmente en Lantalau, y que nos ayuda a gestionar y controlar los proyectos en curso.
Problema detectado:
Hacer un seguimiento del estado de los proyectos cuando se trabaja en modo multitarea dentro de un equipo es una tarea compleja. Unos proyectos se complican y se alargan en el tiempo, otros los frenan los clientes... Cuando los presupuestos se realizan en función de tiempo que se va a invertir en su desarrollo, es vital controlar dónde se encuentran los desajustes y los “descuadres” de horas para contemplarlo en un futuro y preveer esos desfases.
Otro problema que detectamos era la falta de comunicación interna que se iba generando, con la consiguiente pérdida de información: “Se me ha pasado avisarte”, “Te lo apunte en un Post-It”, “Ya te comenté que hoy a la mañana no iba a venir”...
Solución desarrollada:
Este sistema es un “controlador de tareas”, donde cada uno de los trabajadores que componen el equipo registra la actividad diaria realizada en unos segundos. De esta forma, se puede analizar de forma individual cada proyecto, así como realizar un seguimiento global de toda la actividad diaria.
Permite revisar la actividad de la empresa con perspectiva: Presupuestos aceptados y rechazados, filtrar la actividad realizada en un intervalo concreto, controlar los días de vacaciones del personal...
Tiene integrado la agenda diaria de trabajo (Google Calendar, en este caso) de forma que todos los integrantes, al acceder a su puesto de trabajo, conocen la actividad diaria de la empresa.
Para solventar ese problema de comunicación interna antes comentado, se incorporó un sistema de envío de notificaciones internas: Resúmenes de llamadas recibidas, avisos de reuniones, notificaciones y recordatorios quedan reflejados, evitando confusiones y pérdida de información entre los integrantes del equipo.
Esta herramienta es accesible desde cualquier dispositivo y en todo momento, y se puede adaptar a la forma de trabajo de cada empresa.
